Administrar um condomínio não é tarefa fácil. Tanto é que é muito comum chamar profissionais para fazer isso e evitar os conflitos internos. Por outro lado, independente se ele é um profissional contratado ou um morador, saiba que a gestão tem que ser eficiente.
E como é que se tem uma gestão eficiente? Essa é uma boa pergunta e que conseguimos responder em pequenos e simples tópicos. A ideia é que você entenda que a gestão pode dizer muito sobre as finanças do condomínio, isso vale na hora de economizar e de controlar os recursos. Entenda mais!
1 – O uso de aplicativos
Antes de falar qualquer coisa sobre gestão financeira ou números, vamos começar por citar a tecnologia como grande facilitadora da vida de quem administra um condomínio. Aqui, não se trata de confiar ou não nos programas e sim de saber usar de forma produtiva.
Isso porque há uma infinidade de aplicativos disponíveis que permite que tudo, ou quase tudo, seja feito e atualizado de forma instantânea. E para cada tipo de condomínio, um aplicativo pode ser melhor ou mais recomendado. O que importa é saber que eles existem.
Dá para usar aplicativos para fazer reservas, pegar o boleto, abrir discussões de pautas. Dá para encontrar apps que conectam moradores com objetivos iguais ou parecidos. Assim como existem programas de celular que permitem a gravação das câmeras de segurança.
2 – Os serviços virtuais
Com a pandemia, isso se intensificou. Mas, sem ela, a ideia de usar serviços virtuais também era bem vista justamente por ser mais econômica em quase todos os âmbitos. Por exemplo, na hora de realizar uma assembleia ou na hora de registrar um novo morador.
Inclusive, é uma ferramenta inclusiva, que permite que todos participem, até mesmo quem está viajando ou quem não pode comparecer em reuniões por algum motivo. Além das assembleias, dá para pensar mesmo em dúvidas, reclamações e sugestões de forma virtual.
Então, ainda citando a tecnologia como boa opção para economizar nos gastos, já que assim não é preciso alugar cadeiras, salões, imprimir papéis, etc, uma boa ideia é fazer o uso de eventos virtuais, independentes de quais eles sejam. É uma medida barata e popular.
3 – Os boletos automatizados
Se você conhece o mínimo que seja da parte financeira de um negócio de porte de um condomínio, com certeza, sabe que a impressão de boletos é um item que pesa no orçamento, correto? Sem falar que a cobrança registrada é obrigatória em todo o país.
Sendo assim, para que esse seja um trabalho menor e mais barato, pensar em boletos automatizados é uma boa ideia. Até mesmo porque as administradoras podem gerar arquivos de remessa de todos os boletos de uma só vez para autorização da agência bancária.
Isso também vale a pena para quem alguém não paga o boleto inicial e precisa de uma nova via, já que tudo é feito de forma automática, sem que o administrador precise entrar em sistemas para atualizar taxas e juros, por exemplo. Há softwares de gestão que fazem isso.
4 – Os relatórios gerenciais
É uma medida boa porque é obrigatória, mas também porque vai dar mais confiança aos condôminos: a ideia é que relatórios sejam gerados mensalmente informando sobre os custos e as receitas do condomínio. Afinal, ela é uma empresa pública para os moradores dali.
Assim sendo, também há de se pensar em programas de gestão que façam isso de modo automático e gerencial, considerando os assuntos que são pertinentes e de interesse de todos, inclusive, com as informações exatas sobre cada categoria, área, investimento, etc.
Entre os síndicos e administradores, muito se fala sobre balancetes. Então, é importante considerar sim que todo mundo quer saber como está a situação financeira daquele lugar. Isso é totalmente legal para uma gestão efetiva e correta.
5 – A inadimplência do condomínio
Uma próxima dica, e essa sim vale ouro, é sobre manter a inadimplência do lugar controlada. Isso porque dá para evitar vários problemas com isso. Tanto é que é notável que condomínios que possuem alto índice de inadimplentes sobrem muito em todas as áreas financeiras.
Isso porque a inadimplência inibe o uso correto dos recursos de um modo geral. Aliás, quanto maior é a dívida do condomínio, então, maiores são os juros a serem cobrados também. O conceito é muito simples e matemático: evitar a bola de neve que isso pode gerar.
E, nesse caso, a solução mais simples fica por conta de um cuidado que tem a ver com mensagens em aplicativos, envio automático de boletos, reuniões virtuais e todos os outros pontos que já citamos acima. Dá até para pensar em um controle jurídico para isso.
6 – O atendimento ao cliente
Apesar de que já falamos sobre o uso de canais de atendimento, como é o caso do aplicativo e dos serviços virtuais, não citamos especificamente esse tema. Saiba que um condomínio é como uma empresa, sendo que precisa de gestão, lucro e atendimento ao cliente.
A ideia de ficar a “Deus dará” pode gerar muito problemas ao condomínio. Assim sendo, uma gestão eficiente sempre vai contar com um atendimento rápido e objetivo, além de que tenha as respostas para as dúvidas dos moradores. Seja pelo app ou por telefone.
Um bom começo é ter uma lista de contatos reunidos em um sistema para que administradora e síndicos possam acessar. Isso também permite uma resposta mais rápida, além de que é um modo de garantir que os atendimentos serão respondidos todas as vezes.
7 – O banco de dados na nuvem
Outra dica tecnológica tem a ver com a nuvem. Hoje em dia, esse é um dos modos mais seguros de salvar dados. Assim sendo, além de ser um modo precavido de evitar ataques de hackers também é um jeito bacana de economizar dinheiro.
Isso porque não é necessário comprar um monte de discos de backup para arquivar comprovantes, contatos, conversas, etc. Tudo é feito na nuvem, sendo que ali também devem estar os bens mais preciosos do condomínio, como os dados financeiros e de pagamento.
Para quem não conhece do tema, considere que quando há um ataque de hackers, há um sistema de espelhamento que interrompe o processo e mantém os dados salvos. Logo, eles só são restaurados após a exclusão do vírus, o que o torna totalmente seguro.
8 – O fundo de reserva
Um dos erros mais comuns dos novos moradores de um condomínio é não aceitar o pagamento ou os valores do fundo de reserva. Isso é porque no começo todo mundo tem muito gasto para se mudar, com reformas, compra de móveis, etc.
No entanto, em toda aula financeira de gestão aprendemos que esse fundo se faz necessário e não para pagar as despesas previstas e sim aquelas que são imprevisíveis. Por exemplo, quando a bomba da caixa d’água para de funcionar.
Assim sendo, ter um fundo de reserva, ainda que mínimo é necessário para evitar que o condomínio se endivide e tenha problemas no futuro. Afinal, os imprevistos sempre acontecem e dificilmente poderiam ser previstos, o que exige essa reserva.
9 – A economia de recursos
Um próximo passo é sobre promover campanhas ou fazer alertas sobre os possíveis custos e desperdícios que o condomínio está tendo. Isso será visível a partir de observações daquele relatório gerencial que comentamos acima.
Por exemplo, será que esse mês o gasto com energia foi muito alto? Qual o motivo para isso? Será que é hora de pensar em trocar as lâmpadas pelas de LED? Energia solar funciona para aquele condomínio? Tudo isso tem que ser pensado porque pode gerar resultados.
A economia de recursos dentro de um condomínio faz muito sentido porque o trabalho e a ação individual de cada morador farão nascer um resultado incrível lá na frente, na somatória. Por isso, é preciso ter alguém que faça esse trabalho de estudo, de análise e de gestão.
10 – A imparcialidade da gestão
Uma última dica, que talvez seja a mais polêmica até aqui, mas também é a mais necessária, tem a ver com a imparcialidade da gestão. Em muitas situações, pode ser que a sua opinião, enquanto administrador ou gestor, não vai representar a opinião de todos.
Portanto, é preciso sim respeitar a opinião alheia. Então, pode parecer óbvio para você que investir em energia solar vai gerar uma economia lá na frente. Porém, para a maioria esse será um custo muito alto agora. Então, é preciso paciência e imparcialidade.
Outra coisa tem a ver com a questão da segurança do local. Muita gente acha que a portaria 24 horas é a melhor. Outros julgam que a portaria virtual resolve. E você, o que acha? O ideal, nesses casos, é sempre abrir precedentes para votações, ok?
A comunicação
Falamos acima do atendimento ao cliente. Porém, considere que isso vale para todo tipo de comunicação dentro de um condomínio. O ideal é que essa comunicação seja mais clara possível, considerando todo mundo.
Por exemplo, um comunicado entre porteiro e morador, entre sindico e morador, entre morador e morador, etc. É preciso que existam campos abertos para que a comunicação evite problemas e conflitos. Isso também fará muita diferença na gestão final.
